协会社团运营指南:四步教你如何筹办会员线下活动

作者:深圳都市网
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发布时间:2019-08-13 14:15:28

目前,随着会展科技的不断发展,数字会务已经在协会社团中逐步普及。以一场由31会议支持的线下会员活动为例,只要通过会议微站、优惠码营销、电子签到、数据管理等功能模块,就能提高筹办效率,让活动现场高效有序。

 

微站:推广报名一把抓

 

 

传统协会社团的线下会展活动,大多使用纸质文件通知,报名采集也通过纸质报名表。这个方式不止在传播范围方面局限性较大,同时报名打款时效性较长,不利于数据统计。而通过微站可以同时实现信息展示、推广传播、报名付费等多个维度的功能。微站本身有多种风格模板,适用于多种活动场景,支持主办方嵌入图片、视频、日程、地址等各种模块,并可以一键分享至微信、朋友圈、微博等多个社交渠道。同时可对传播数据进行实时跟踪统计。

 

优惠码:会员优惠自动生成

 

 

协会社团的活动,对于会员一般都会有优惠政策,并且不同等级的会员单位可能有不同的优惠幅度。主办方可以后台自助操作优惠设置,让指定会员可以享受到相应的福利优惠。通过后台的会员管理,给不同等级的会员发送相应的优惠码。会员在收到优惠码后,报名注册活动时填写优惠码即可直接享受优惠。这个方式能够有效提高会员的满意度,同时让报名付款流程更加可控,省去了人为核实打款情况的时间。

 

电子签到:通过速度5s/人

 

 

传统的协会社团活动,都采用纸质签到,主办方提前统计好参会人员信息后,整理打印成签到表格,现场在表格内找到参会人姓名完成签到。这样的方式不止现场速度慢,工作人员工作量大,同时报名信息无法及时更新。当前大部分线下活动都采用电子签到的方式,登记等待时间不超过十秒,签到速度达到了5秒/人,现场高效有序,很大程度上提升了参会嘉宾的参会体验。不仅如此,在用餐、接机、酒店等原本需要纸质签到或纸质凭证的场景,都可以使用电子签到来实现。让现场活动运营更加的灵活高效的同时,还能实时统计现场数据,为后续的活动提供数据参考。

 

数据管理:全年数据一键导出

 

 

每年举办的多场活动,所有参会数据都代表了该协会/社团的运营成果,同时对数据的分析也能精准的为后续发展方向给出指导。这就要求系统能够对全年的活动数据进行统一的打通管理,在针对单场活动数据作整理分析的同时,针对全年的多场活动,也可以看到全年的活动数据、分析报表,并支持数据一键导出。所有活动的参会人员信息,可以统一收集到通讯录中以便后续进行运营管理。

 

 

除此之外,针对医疗方向的协会社团来说,线下的学术交流大会也是推动学科发展和学者交流的重要活动之一。其中征文收集和日程管理这两个需要耗费大量人力和时间的“老大难”问题也可以通过数字会务来实现。

 

征文管理:数字化提交审阅,快速高效

 

 

征文管理能让主办方在线整理参会者提交的论文,分配给专家进行审阅,专家有修改意见时,论文作者可以直接收到指示并进行修改。同时后台能设置专家评审时间并显示未分配审阅列表,避免出现专家论文审阅不及时及遗漏,提高会务组在征文环节收集整理修改装订环节的效率。

 

日程管理:智慧排期,日程可检索

 

 

演讲日程比较多的情况下,用Excel来整理容易出现日程冲撞的问题,同时当现场有多个分会场时,日程过于紧凑也会导致参会嘉宾转场来不及。这些问题在日程管理模块下可以轻松解决,系统会自动提示时间和地点的冲突情况,同时在日程变化频率较高的情况下,工作人员实时更新即可实时上线,有效避免现场信息滞后。对于参会嘉宾来说,还可以直接关注日程或对日程进行检索。

 

 

31会议顺应数字时代的发展要求,借助互联网、移动互联网技术以及云计算、大数据等相关技术,针对社团协会所存在问题,利用“互联网+社团”的数字化管理模式,为社团协会的数字化运营管理提供了“云社团”解决方案。

 

原文网址:http://www.szeds.com/jiating/shenghuo/2019-08-13/16581.html
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